Quer apresentar dados de um jeito eficaz? Descomplique essa missão...

Quer apresentar dados de um jeito eficaz? Descomplique essa missão!

Você está sentado na frente do computador. Na tela, visualiza uma porção de dados e pensa em uma boa estratégia para conectá-los e assim, transformá-los em informações relevantes. 

O tempo passa, o dia vira noite e você permanece ali tentando gerar um conteúdo entendível e interessante. É bem provável que, ao longo da sua carreira tenha se deparado com uma situação semelhante, não é mesmo?

Pois bem, você não está sozinho! Muita gente acha que elaborar uma apresentação de dados efetiva e compreensível é uma tarefa bastante complexa.

Hoje, estamos aqui para desmistificar este assunto. Neste texto, você descobrirá como apresentar dados de forma eficiente e assim, fortalecer a sua comunicação com os públicos corporativos. 

Vamos começar?

O valor de uma história bem contada!

Os dados por si só podem ser difíceis de entender, inclusive, se não estão inseridos em um contexto, eles são apenas números que, aparentemente, não agregam valor nem “dizem” algo importante. Isto é, para que eles sejam percebidos como dados e se transformem em informações valiosas para a empresa, eles precisam ser organizados e contextualizados. 

De fato, um dos principais erros cometidos pelos profissionais na hora de estruturar uma apresentação é mergulhar no mar de dados e não se colocar na perspectiva do espectador. 

Neste sentido, é importante refletir que, o que pode ser coerente para você, pode ser uma incógnita para o seu público seja em virtude das particularidades técnicas do conteúdo, seja pela forma como você apresenta esses dados.

Por este motivo, antes de fazer uma apresentação abrangendo números e estatísticas, retroceda um passo e pense nas seguintes questões:

• Qual mensagem preciso passar?
• Qual o nível de entendimento da audiência acerca do assunto?
• Para entender a mensagem de forma clara, quantas e quais informações devo incluir na apresentação?
• Que dados podem impressionar a audiência e assim, engajá-la?

Como pode ver, a contextualização é imprescindível para que o público visualize e entenda os dados numéricos. 

No entanto, além de prestar atenção nesses pontos cruciais, é muito importante que você tenha em mente que o uso de uma narrativa cativante facilita a interpretação e o entendimento dos dados. Por certo, a melhor forma de fazer isso é considerando a metodologia de Data Storytelling. 

Assunto de outro artigo do nosso blog, podemos simplificar o seu conceito como uma tendência que possibilita apresentar dados objetivos tendo em mente uma estrutura integrada por 3 elementos principais:

• Dados;
• Visualização;
• Narrativa.

Em termos gerais, esta metodologia permite enriquecer a apresentação de dados possibilitando, de este modo, que os dados se convertam em insights relevantes.

Como apresentar dados, encantar o seu público e não morrer na praia? Veja estas 4 dicas imperdíveis!

Ao chegar até aqui, você deve ter percebido que uma adequada exposição demanda não somente o uso de planilhas, tabelas, gráficos e relatórios, como também a explicação de como e por que os dados evoluem ao longo do tempo. 

Para isso, nada melhor que incluir elementos próprios de histórias como contexto, narrativa e alguns personagens, uma vez que, além de facilitar o entendimento da informação, pode dar mais vida aos seus conteúdos e, desta forma, otimizar a credibilidade da marca no mercado.

Mas afinal, como desenvolver uma apresentação fantástica? A seguir, listamos 4 conselhos imbatíveis que, certamente, farão toda a diferença nas suas próximas exposições de dados.

#1. Faça um bom planejamento

Você tem algo importante a dizer, certo? 

Então, procure planejar todos os pontos necessários para estruturar uma comunicação coerente e assertiva. Comece identificando quem é o seu público certificando-se sobre detalhes que possam, de fato, interferir ou potencializar a decodificação positiva da mensagem (por exemplo, nível de conhecimento acerca do assunto e tom da comunicação).

Logo, estruture a introdução, defina os dados que precisam ser comunicados e organize-os conforme o roteiro e a narrativa, verifique quais conteúdos visuais podem ser usados ao longo da apresentação e faça uma conclusão retomando pontos iniciais relacionando-os com os dados.

#2. Utilize gráficos adequados

Em virtude de ter a disposição muitas ferramentas orientadas à representação de dados, é possível que você fique um pouco confuso na hora de escolher a melhor opção. 

No que se refere aos elementos gráficos, uma boa pedida é incorporar as versões de barra e circulares (também conhecido como gráfico de setores), visto a sua versatilidade e facilidade de compreensão. Se preferir e os números permitirem, pode usar algo mais original como um donus chart, gráfico semelhante ao modelo circular, porém possui uma parte interna oca. 

É importante ressaltar que estes gráficos convencionais não servem para todos os tipos de dados. Por exemplo, se você está comparando muitos fatores e diversas variáveis, é mais interessante usar uma tabela, ou até mesmo separar os itens necessários e utilizar um formato de gráfico adequado.

Que tal dar um upgrade na apresentação adequando os formatos e os tamanhos de acordo com os dados e as porcentagens que você precisa apresentar? 

Para garantir o entendimento, cada conceito deve ser representado por um formato cujo tamanho precisa variar de acordo com a porcentagem. Neste sentido, é importante ressaltar que a escala não precisa ser exata e milimétrica bastando, deste modo, que seja perceptível e facilmente identificável.

#3. Menos é mais: Simplifique

Evite incluir muitos elementos como números, equações, tabelas, gráficos em uma mesma apresentação. Além de “polui-la”, eles podem dificultar a compreensão e a interpretação dos dados e, por conseguinte, prejudicar a comunicação.

Por isso, é importante selecionar os recursos antes de começar a estruturá-la incluindo apenas os elementos necessários para que o público possa entender e absorver as informações.

#4. Inclua texto na medida exata

Para que a história tenha nexo e seja coerente, você deve incluir conteúdo textual, no entanto, use-o com cautela, objetividade e de forma consciente. Neste sentido, vale a pena salientar que abusar deste tipo de conteúdo pode dispersar a atenção dos espectadores e, dependendo do contexto, causar certa confusão tendo em vista os dados apresentados.

Além de adotar uma fonte de acordo com o tipo de apresentação, lembre-se que cores e desenhos podem gerar excelentes resultados, pois além de personalizarem, eles dinamizam a sua exposição. 

No que tange aos desenhos, utilize alternativas relacionadas com o assunto, por exemplo, se você está falando sobre Cloud Computing, pode usar nuvens para destacar alguns pontos.

Quantos conselhos interessantes, não é mesmo?

A capacidade de interpretar, expor, visualizar e comunicar dados é significativamente importante para o seu sucesso profissional. Na verdade, apresentar dados de forma atrativa, entendível e interessante é uma tarefa totalmente possível, não obstante, para alcançar os resultados esperados, recomendamos que você considere e priorize todos os pontos mencionados neste post. 

Ficou com alguma dúvida sobre o conteúdo? Mande agora mesmo a sua pergunta pelo campo de comentários. Responderemos tão logo seja possível!